歓送迎会を成功させるには？挨拶や司会進行、お店選びのポイントを解説！
歓送迎会とは、歓迎会と送別会という2つのイベントを合わせて呼ぶ言葉です。2月から4月にかけては、歓送迎会のシーズン。職場などでは、同僚を送りだしたり新しい人を迎え入れたり、イベントが多くなります。そんな時ちょっと大変なのが、歓送迎会の幹事役を引き受けるという場面。2020年、2021年は新型コロナウイルスの影響で会食は自粛傾向ですが、だからこそ準備や当日の進行を忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。ここでは歓送迎会の成功に必要な、お店選びなどの事前準備、当日の挨拶や司会進行のポイントなどを紹介していきたいと思います。
歓送迎会は年度末となる3月を挟んで、2月から4月の期間に多くなると思います。企業などでは人事異動や退職などで、現在の職場を離れることがあります。そうした時にお別れ会として開かれるのが送別会です。また新年度に入ると、新入社員や別の職場からの転職者を迎え入れることがあります。その際、交流や親睦を深めるといった目的で行われるのが歓迎会です。
出会いと別れの季節、歓送迎会を開くにはどんな準備が必要か見ていきましょう。
・日程の調整
歓送迎会の幹事を任されたら、最初にするのが日程の調整。できるだけ多くの人が参加できる日を選びたいものです。ただし条件もあります。歓送迎会の主役となる人たちが必ず参加できる日でなければなりません。職場であれば、上司が参加できる日を優先することもあるでしょう。いくつか候補となる日時が分かったところで、参加する予定の人たちを対象にアンケートを取ってみると日程を決めやすくなります。日程の調整に便利なアプリも活用できるでしょう。
・司会進行の流れを決める
歓迎会や送迎会における、一般的な進行の流れを確認しておきましょう。まずは司会役となった人が、開会の挨拶をします。それから立場が上の人から代表の挨拶を行い、乾杯へと進みます。そのあとしばらくは、食事や歓談の時間です。場が盛り上がってきたところで、歓迎会であれば新しく入ってきた人と迎え入れる側の挨拶を、送別会であれば退職・転出する人と送り出す側の挨拶を行います。それが終わったら、中締めとして退店時間や二次会のお知らせなどをして、閉会の挨拶で終了となります。